第30卷第3期曲靖师范学院学报Vol.30 No.32011年5月JOURNAL OF QUJING NORMAL UNIVERSITYMay 2011高校档案利用工作的特点与规律分析以曲靖师范学院档案馆2005-2010年档案利用数据为例杨敏(曲靖师范学院档案馆，云南曲请655011)摘要：通过对高校档案查借阅利用数据统计发现，教学档案的利用频率最高，其次是党群、行政类档案和财会档案，档案利用目的和用途主要有：工作查考、编史修志、宣传教育、学术研究、经济建设以及个人信总学籍证明等，档案利用者主要通过电话、来信来函询问、实体、电子检索等方式查询，档案利用工作存在着自身的周期性，同时也具有突发性，档紫工作重为机关团体利用，轻个人利用.关键词：档案利用：特点：规律：高校档案管理中图分类号：G278.6文献标识码：A文章编号：1009-8879(2011)03-0120-05曲靖师范学院档案馆是在原曲靖师范高等专科学校档案室、曲靖教育学校档案室的基础1档案利用情况统计上，于2000年12月组建的副处级机构，2008年7月升格为正处级教辅机构.档案馆为学校领导通过表1我们得出下列数据，在2005-2010下独立的直属机构，既是学校档案工作统一管理年的6年里，曲靖师范学院档案馆共接待档案利的职能管理部门，对校属各单位的档案工作实行用者1052人次，平均每年约175人次；共提供档监督和指导；又是集中统一永久保存和提供利用案4940卷册，占馆藏档案总量的68.9%，平均每本校档案的事业性机构.依据高等学校档案管理年约823卷册，占馆藏档案总量的11.5%.办法，学校档案馆集中统一管理全校的党群、行从档案利用的类别来看，6年来教学档案的政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、利用量最多，为1621卷次，占利用总量的32.出版物、财会、声像、实物等11个门类的档案.截8%;党群行政类档案（即文书档案）的利用量居止2010年底，共收藏有曲靖师范学院、曲靖师范第二，为1244卷次，占利用总量的25.1%；财会高等专科学校、曲靖教育学院3个全宗的档案档案提供利用913卷次，占利用总量的18.4%；7163卷，已经成为门类基本齐全、馆藏较为丰声像档案提供利用643张册，占利用总量的富、管理日渐规范的专业档案馆.小13.1%;基建档案提供利用317卷次，占利用总收集和管理档案的根本目的，主要是为了开量的6.5%；科研档案利用数量最少，为202卷发与利用.本文主要以曲靖师范学院档案馆馆藏次，占利用总量的4.1%.（见图1）3个全宗的全部档案为对象，对其在2005-2010从利用目的来看，6年中工作查考利用档案年6年间的档案查借阅利用进行初步的统计，试2848卷次，占利用总量的57.7%；学籍证明利用图从档案利用类别、档案利用目的、档案利用者档案433卷次，占利用总量的8.9%；个人职称工分布、档案利用方式以及档案利用规律性等几方资信息证明利用档案125卷次，占利用总量的面来分析我校档案信息利用情况，以不断调整和2.6%;编史修志宣传教育利用档案1004卷次，改善档案利用工作，提高档案服务质量和服务占利用总量的20.5%；为其它目的利用档案503水平卷，占利用总量的10.3%.（见图2）收稿日期：2011-04-29基金项目：曲请师范学院科研研究基金项目(2008QN003)阶役性研究成果，作者简介：柄敏，曲靖师范学院档案馆馆员，项士，主要从事档案管理与信息资源开发利用研究杨敏：高校档案利用工作的特点与规律分析一以曲靖师范学院档案馆2005-2010年档案利用数据为例表1曲靖师范学院档案馆2005-2010年档案利用情况数据统计表年度200520062007200820092010量利用目的人次卷次人次卷次人次卷次人次卷次人次卷次人次卷次党政教学管理5819762198369437107361282649基建档案11111183882310104623818查考科研档案11116106122235477168106613209339财会档案104013751628915551423210222毕业证遗失补办学历证明11179141634172823372135学毕业生学籍证明（包含英文证明）7827402131192217231923在校学生参加就业招骋28252220明5758在校学生参加社会活动121253311职称晋升落实政策解决待遇9333339421920151566编史修志宣传教育31951515142022638其它（本科教学评估）3926733263合计111429223114620410541483661505232161422科研档案学活动，如新专业申报与验收、本科教学评估、教基建档案4.1%6.5%育教学改革、重点学科精品课程建设、实验室建教学档案32.8%设验收，申办综合大学以及硕士点申报等，均需声像档案13.1%要档案部门提供有关资料.另外随着毕业学生的不断增多，毕业生考研、求职、出国留学、晋升职称等都需要到母校查阅本人的招生录取表、学习财会档案成绩等信息资料，并要求学校档案部门为其提供18.4%文书档案相应的学籍学历证明.所有这些都是教学档案利25.1%用高居榜首的原因，也是我校档案利用的一大图1档案利用类别统计图其它其次是党群、行政类档案的利用比较多，这10.3%两类档案的主要内容是上级主管部门和本校一编史修志些政策性的文件、管理制度、机构设置等，在学校20.5%党委、行政作重要决策，各类规章制度的修改和出台以及教学、人事、后勤改革时，就需要参考查阅这两类档案资料，故其利用率也是比较高的个人职称工资2.6%工作查考财会档案的利用率位居第三，此类档案的利57.7%用单位，一般是学校的财务、审计、纪检监察等有学籍证明8.9%关部门.在校的教职员工、学生个人也因房款、学费、借款等经济往来发生误会或者纠纷，时常到图2档案利用目的统计图档案部门查阅有关账簿、会计凭证等以澄清事实，另外，学校的上级主管单位和学校所在地政2档案利用的特点分析府的审计、税务等职能部门也会因工作需要来查阅财会档案.当然，政府部门查阅财会档案，主要2.1档案利用的类别是监督和规范学校的办学行为，查处贪污与腐败在各类档案中，教学档案的利用频率是最高现象，保持正常的经济秩序的，这与学校以教学工作为中心相一致.许多教声像档案利用率的提高，主要是近年来宣传第3期曲靖师范学院学报第30卷部门加强对学校的宣传报导，加强对学生的思想详尽的史料、珍贵的照片和实物，保证了编撰工道德及爱国爱校教育，省市领导重视学校的建设作地顺利开展，和发展，以及校史展室筹建、校史和年鉴编写等学术研究、经济建设等方面的档案利用率则工作的促进关系比较少，仅仅是我校教师或是项目负责人出于科基建、科研类档案的利用效率不高，这主要研项目申报或结题、科研经费报销、撰写专著、晋是因为我校新校区建设项目的基建档案还未完升职称等目的，会来档案馆查找个人相关的科研全移交进馆，而我校于2004年底新搬迁的校区，档案.而对于开展企业与高校联合搞科研项目、其维修以及改扩建项目还极少等原因.对于科研高校科研成果推广转化为生产力等出于经济建类档案，目前我校的科研实力还不是很强，科研设目的的档案利用则更是微乎其微.这也是我馆项目数量和层次来源单一，再加上项目研究结题开展档案利用工作的薄弱环节，的周期问题，致使接收进馆的科研档案数量相对于上述所列几项机构或单位出于工作需要而查找利用档案而言，出于个人目的的档案另外，由于我校是一所文、理科师范类性质利用也占有一定的比例，约占利用总量的10%的院校，其设备、外事类档案数量还不多，查阅的左右，并呈现出逐年增加的趋势，比如，教职工个人也仅限于资产管理、设备采购和外事工作人员人为了职称晋升、落实政策、解决待遇、经济往来使用.出版类档案虽然收集比较齐全，但利用的而来馆查找上级有关文件规定、个人档案记录或人也微乎其微，主要原因是学报编辑部自身也存是财会凭证等：也有已毕业的学生遗失毕业证补有一套比较齐全的档案资料办学历证明，或是出国留学需要提供在校期间的2.2档案利用的目的学习成绩单（中英文两种格式）以及毕业证、学档案的利用目的和用途主要有：工作查考、位证的英文翻译件等证明：还有应届毕业生求职编史修志、宣传教育、学术研究、经济建设以及个招聘需要验证相关招生录取、学习成绩和学位学人信息学籍证明等几种，从2005-2010年6年历等信息，在校大学生参加全国性重要的会议、的利用统计数据中，我们可以看出：运动会等，也需要到档案馆查找相关学籍信息。工作查考方面的利用率是最高的，达到这也反映出学校师生个人和社会各界档案意识57.7%,占利用总量的一半以上，这与学校的中的提升，他们逐渐知道在遇到问题的时候也可以心工作及学校的发展密切相关，比如2006-2007到档案馆寻求解决，也是档案馆知名度提高的重年为迎接教育部对我校的首次本科教学评估，档要表现案馆累计为各工作小组、校内部门和个人提供了2.3档案利用者分布近800卷次的档案，复印资料更是达到约8000开展档案提供利用工作，我们可以把档案利多页，突出发挥了档案作为工作查考的依据和凭用者分为：本校党政教学管理人员：本校专任教证作用，这是档案真实性的反映.师、科研人员；在校大学生；社会用户（包括已毕档案记载着历史，反映了党政机关、团体、企业学生和外单位查档人员)等4种类型事业单位的发展变化，因此，档案成为编史修志由表1中可以看出，本校党政教学管理人员的来源和基础.我馆编史修志、宣传教育方面的是档案利用的主体，他们利用档案的数量占到利利用率位居第二，占利用总量的20.5%，这是近用总量的80%以上，作为学校职能管理部门，为年来高度重视学校历史传承发展、加强宣传教育贯彻党和国家方针政策、制定学校发展规划、维工作的结果.比如在2007年本科教学评估时，学护正常教学秩序、学校的基本建设、后勤生活设校组织专人编写《曲靖师范学院发展史》，并筹施运转、人事制度工资报酬等各项工作，都需要建教育教学成果展厅，到了2010年10周年校庆频繁地利用档案，查档率是最高的期间，在成果展厅的基础上改建校史展室，编制专任教师和科研人员是高校的主体，担负着从1977年起历届的校友名录，编写校史并正式为学校培养高素质、高学历、高水平人才和提高出版等.前后两次大规模的编史修志活动，极大学术理论水平，进而提升学校知名度的重要使地激发了档案利用的积极性，档案馆提供了大量命，档案也是他们不可或缺的依据.在表1的统